Le greffier assiste soit un juge, soit le président d'une assemblée parlementaire, soit les organes politiques d'une province. Il dresse les comptes-rendus des séances, authentifie les actes, en donne copie et les conserve. Lorsqu'il est greffier d'une assemblée parlementaire, greffier provincial ou greffier en chef d'un tribunal, il dispose d'une administration qu'il dirige.
Dans les cours et tribunaux, les greffiers assistent le ou les juges dans tous les actes de leur ministère. Ils font partie de l'ordre judiciaire. Auprès de chaque juridiction, on trouve un greffe placé sous la direction d'un greffier en chef. Le nombre de greffiers et de membres du personnel administratif chargés de les assister dépend de la taille de chaque juridiction.
Les greffiers sont des officiers ministériels assermentés. Les écrits qu'ils dressent dans l'exercice de leurs fonctions sont probants.
Les greffiers sont principalement chargés de :
- dresser et conserver les minutes des actes de la juridiction qu'ils desservent ; leur présence à l'audience est donc indispensable. Les feuilles d'audience permettent de contrôler par la suite si la procédure s'est déroulée correctement ;
- tenir le rôle d'audience (livre qui contient l'ordre de succession des affaires) ;
- classer et répertorier les actes ;
- délivrer copies, extraits ou expéditions de ces actes ;
- garder les documents et pièces à conviction déposés aux greffes.
Les greffiers sont nommés par le Roi selon une procédure établie par la loi.
Dans une assemblée parlementaire, le greffier veille au bon déroulement des travaux, assiste le président en toutes circonstances et notamment lors des séances plénières et autres réunions. Il assure les convocations ainsi que l'impression et la distribution des documents parlementaires. Il signe toute délibération de l'assemblée ou de son bureau, dresse le procès-verbal des séances plénières et des réunions du Bureau et du Bureau élargi ou de la Conférence des présidents. Il assume l'exécution des décisions de l'assemblée, garde les archives de celle-ci et, en tant que secrétaire général, en dirige l'administration. Il est nommé par l'assemblée en dehors de ses membres. Le Parlement bruxellois nomme également un greffier adjoint, de l'autre rôle linguistique que le greffier. Tous deux remplissent également les mêmes fonctions pour l'Assemblée réunie de la Commission communautaire commune (COCOM).
Le greffier provincial (dénommé directeur général provincial en Région wallonne) est lui aussi un fonctionnaire public. Il est chargé de rédiger les procès-verbaux du conseil provincial et du collège provincial (en Région wallonne) ou de la députation (en Région flamande), de les authentifier, d'en délivrer expédition, de contresigner les règlements et ordonnances, de recevoir dépôt du sceau provincial et des archives. Il est le directeur du personnel provincial. Il est nommé par le conseil provincial en dehors de ses membres.
